INTERVENCIONES EN BANQUETES
Hablar en público en banquetes o comidas es muchas veces parte obligada del programa. Cuidar unos pocos, pero muy valiosos detalles, sobre la correcta configuración de la sala, puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso de la reunión. Conviene recordar que no sólo es importante una buena comida con un servicio adecuado. También es muy necesario que la audiencia pueda ver o escuchar apropiadamente a las personas que van a intervenir posteriormente ya sea debido a un discurso, ponencia, entrega de premios o actuación. Siguiendo unos sencillos consejos se puede mejora notablemente el evento.
El peligro de rellenar espacio
Escape de la tentación de rellenar todo el espacio disponible de la sala separando las mesas para completar el salón. La distancia dificulta mucho la participación de la audiencia y la comunicación. Una solución sería agrupar las mesas lo más juntas posibles, siempre dejando espacio para el movimiento de los camareros evidentemente, y completar las zonas vacías con algún tipo de biombo o motivo decorativo.
Cuidado con las “pistas de baile”
Evite una gran distancia entre el lugar donde se va a realizar la alocución y la primera fila de mesas. Una vez más, la distancia es una gran barrera entre el comunicante y su público. Existe la tendencia a crear una “pista de baile” enfrente de la tarima, creando una barrera artificial e innecesaria entre el ponente y la audiencia. Es un problema muy sencillo de resolver pero que muy a menudo choca con la mentalidad de los encargados de la sala que lo hacen muchas veces por inercia, más a acostumbrados a bodas y otro tipo de celebraciones que ha este tipo de eventos.
Evite el efecto túnel
La situación del lugar de la alocución en la sala es también una decisión importante para el desarrollo de la reunión. Hay que intentar situar la ponencia en el lado largo del salón. Esto significa que los participantes de la fila de atrás estarán más cercanos al orador que si configura la tarima en el lado corto del salón, en este caso los participantes se sentirán realmente muy lejos de la acción.
Use el equipo de sonido y luz
Muchos directivos se sienten cohibidos cuando tienen que hablar en público. Parece una contradicción a su estatus en la empresa, pero la realidad nos dice que muy frecuentemente eluden el dirigirse a la audiencia. Muchas veces, tal vez por timidez, cuando tienen que dirigir unas palabras de introducción o de salutación, rechazan el micrófono o subirse al estrado. Eso es siempre un error. Es importante que utilicen los medios que hay a su disposición. Si no lo hace, transmitirá a la audiencia una sensación de debilidad que se multiplicará cuando el ponente que hable a continuación utilice estos medios.
Cuidado con los camareros
No deje que los camareros recojan el servicio durante la intervención de un ponente. Es muy desagradable, sobre todo para la persona que tiene que intervenir, encontrarse a una multitud de camareros entre las mesas de lo comensales recogiendo el servicio. La sensación para el orador es que nadie está atento a sus palabras y el ruido que genera el trasiego de cubiertos produce un desconcierto en la audiencia. Hable con el encargado y explíquele que cuando vaya a tener lugar la intervención, en ningún caso, debe darse esta situación.
Cuando tenga que organizar cualquier tipo de alocución en un banquete, recuerde estos cuatro detalles y su evento ganará muchos enteros.
